Przygotowując polskie dokumenty i ich tłumaczenia do złożenia za granicą możemy się spotkać z wymogiem opatrzenia ich apostille. Apostille znajdziemy również na niektórych dokumentach zagranicznych składanych w Polsce. Czym jest apostille? Jak je uzyskać dla tłumaczenia poświadczonego? Tego dowiesz się z dzisiejszego artykułu.
Czym jest apostille?
Apostille to poświadczenie, że dokument jest autentycznym dokumentem urzędowym wydanym zgodnie z prawem przez właściwy organ w kraju wystawienia. Wydaje się je dla dokumentów, które mają zostać wykorzystane za granicą. W praktyce apostille może mieć postać osobnej karty złączonej z dokumentem, naklejki lub pieczęci, jednak zawsze jest sporządzone według tego samego wzoru. Został on ustalony w załączniku do Konwencji haskiej z 1961 roku, której stronami jest dziś 115 państw. Państwa te umówiły się, że będą wzajemnie uznawać za autentyczne wydane przez sobie poświadczone w ten sposób dokumenty. Pozwala to wyeliminować wątpliwości, czy przedłożony dokument zagraniczny jest autentycznym dokumentem urzędowym. Procedura ta zastąpiła bardziej pracochłonny proces legalizacji.
Kiedy muszę uzyskać apostille?
Konieczność uzyskania apostille zależy w dużej mierze od praktyki obowiązującej w danym kraju. W niektórych państwach spotkamy się z takim wymogiem na każdym kroku. Apostille mogą wymagać nie tylko organy państwowe przyjmujące sporządzone za granicą tłumaczenia i dokumenty, ale i kontrahenci podczas zawierania transakcji handlowych. Wynika to po części z faktu, że każde państwo samodzielnie ustala zasady dotyczące nadawania takich klauzul. W Polsce jest to scentralizowana, czasem wielostopniowa procedura, a gdzie indziej wystarczy po prostu spacer do urzędu gminy. Kontrahent może więc dziwić się naszym narzekaniom na konieczność wycieczek do stolicy, czas i koszty.
Szczęśliwie w wypadku państw anglojęzycznych nie spotkamy się z tak przesadnym formalizmem. Apostille najczęściej umieszcza się więc na dyplomach i dokumentach poświadczających wykształcenie oraz odpisach aktów stanu cywilnego. Drugą grupą dokumentów są wyroki i akty notarialne wraz z tłumaczeniami składane w zagranicznych postępowaniach przed urzędami lub sądami.
Bez apostille w UE
Państwa Unii Europejskiej zdecydowały się pójść dalej w upraszczaniu obrotu dokumentami. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli znosi obowiązek wystawiania apostille w niektórych wypadkach. Dotyczy to głównie dokumentów z zakresu stanu cywilnego – odpisów aktów stanu cywilnego czy zaświadczeń o zdolności do zawarcia małżeństwa. Zwolnione z tego wymogu są też orzeczenia i dokumenty potwierdzające rozwód, separację czy przysposobienie dziecka. Nie trzeba również poświadczać zaświadczeń o niekaralności czy o miejscu pobytu. Pamiętaj jednak, że rozporządzenie nie działa wstecz i zagraniczny urząd może zażądać apostille np. do wydanego przed 2016 r. wyroku. Rozporządzenie nie ma też już zastosowania do Zjednoczonego Królestwa. W związku z tym o konieczność pozyskania apostille dobrze zapytać w docelowym urzędzie od razu, kiedy jesteśmy na etapie pozyskiwania źródłowego dokumentu.
Jak uzyskać apostille dla tłumaczenia poświadczonego?
W przeciwieństwie do niektórych dokumentów urzędowych, jak akty notarialne czy wyroki, które muszą najpierw uzyskać dodatkowe poświadczenie sądu okręgowego, apostille do tłumaczeń poświadczonych jest wydawane bezpośrednio przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Sprawę można załatwić osobiście, przez osobę trzecią lub korespondencyjnie. Choć poświadczanie dokumentów przebiega bardzo sprawnie, ścieżka pocztowa zajmuje minimum 2-3 tygodnie. Zawsze możesz również zapytać swojego tłumacza przysięgłego o taką usługę. W przeklad.com.pl oferujemy pozyskanie apostille do naszych własnych tłumaczeń poświadczonych za dodatkową opłatą.
Czy apostille wydane do dokumentu zagranicznego trzeba tłumaczyć na polski?
To, czy apostille ma zostać przetłumaczone w całości czy też wystarczy omówienie go wzmianką rodzi wątpliwości nawet w ramach poszczególnych urzędów. Zdarza się, że w jednym miejscu uzyskamy rozbieżne opinie w zależności od tego, z kim rozmawiamy.
Apostille jest jednak poświadczeniem krótkim i jego opis w tłumaczeniu i tak zawiera większość jego treści – datę, miejsce, numer poświadczenia i nazwisko poświadczającego. Decyzja o przetłumaczeniu klauzuli nie ma więc istotnego wpływu na cenę tłumaczenia, gdyż nie zwiększa znacznie ostatecznej liczby znaków w rozliczeniu. Fakt, że apostille ma ustaloną, wspólną dla wszystkich państw konwencji formułę sugeruje, że wzmianka o nim powinna wystarczyć. W praktyce jednak decyzja należy do klienta – tłumaczenie to rozwiązanie dla ceniących spokój, a opis we wzmiance dla zdeterminowanych oraz gotowych czasem z urzędnikiem powalczyć i niekiedy w tej walce polec, wracając po pełne tłumaczenie 🙂
.